A döntés megszületett: új keret, új biztosító – vagy az első flottaszerződés. Innentől a feladat technikai, de nem mellékes: az átállást úgy levezényelni, hogy a fedezet folytonos maradjon, a papírok rendben legyenek, és a mindennapok észre se vegyék a váltást. Ez a cikk a menetrendet mutatja be.
- Az átállás vezérelve a folytonosság: a régi fedezet vége és az új kezdete pontosan illeszkedjen.
- A felmondások időzítését a szerződések és a mindenkori szabályok kötik – ezt tervezni kell, nem kapkodni.
- Az átállási csomag: felmondások, új keret indítása, állomány-átvezetés, igazolások (zöldkártya!), finanszírozó-értesítések.
- A papírmunkát én viszem – a cégnél a döntés és az aláírás marad.
Az időzítés: minden ezen múlik
A flotta-szerződések felmondási és váltási szabályait a szerződések és a mindenkori előírások rögzítik – jellemzően az évfordulóhoz kötve, határidőkkel. Az átállás-tervezés ezért visszafelé számol: mikor van a fordulónap, meddig kell a felmondásnak beérkeznie, mikortól induljon az új keret. Szétszórt évfordulójú állománynál (első flottásításnál tipikus) az összehangolás lépcsőzetes lehet – ennek logikáját az évforduló-cikk mutatja. Ágazatonként bontva: kgfb-nél nem lehet átfedés – a régi szerződést határidőben, évfordulóra kell felmondani, és az új kockázatviselése a régi megszűnését követő naptól indul, mert a fennálló szerződés mellé kötött kgfb a Gfbt 10. §-a szerint érvénytelen. A casco és a kiegészítők esetén a cél, hogy egy nap se maradjon fedezetlenül.
Az átállási csomag elemei
A teendő-lista rendezett sorrendben: a felmondások előkészítése és időzített beadása; az új keret megkötése a végleges állomány-listával; a járművenkénti átvezetés ellenőrzése (minden jármű az új keretben, helyes adatokkal); az igazolások beszerzése – kiemelten a zöldkártyák a külföldre járó járművekre; a finanszírozók értesítése a casco-váltásról (kedvezményezetti kikötések átvezetése!); és a belső kommunikáció: a sofőrök tudják, mi változik (jellemzően semmi, amit észrevennének – de a kesztyűtartó-papírok frissülnek).
A folytonosság ellenőrzése
A régi fedezet utolsó napja és az új első napja pontosan illeszkedjen – se rés, se átfedés. Kgfb-nél az átfedés nem fölös díj, hanem érvényességi kérdés: a fennálló szerződés mellé kötött második kgfb érvénytelen. Ezt járművenként érdemes ellenőrizni, a visszaigazolások alapján; a kgfb-nél a fedezetlenség külön kockázat, amit a szabályok szigorúan kezelnek – ide kapcsolódik a mikortól él a fedezet cikk. A gyakorlatban ez táblázatos munka: régi vég-dátum, új kezdő-dátum, visszaigazolás – pipa.
Az első hónapok az új keretben
Az átállás nem ér véget a kötvénnyel: az első hetekben épül fel az új rutin – léptetési csatorna, portál-hozzáférések, kárbejelentési adatok frissítése a belső kár-rendben. Érdemes az első léptetést és az első (remélhetőleg nem jövő) kárügyet tudatosan végigkísérni: ott derül ki, hogy a papíron szép folyamat a gyakorlatban is működik-e. A tapasztalatok a következő évforduló szemponttáblájába is visszafolynak – a rutin-cikk szerint.
Az átállás leggyakoribb kérdése: „és közben mi van?"
A cégek jogos aggodalma az átmeneti időszak: mi van, ha az átállás hetei alatt történik kár? A válasz megnyugtató, ha a menetrend rendezett: minden pillanatban egyértelmű, melyik szerződés él – a kár pedig az éppen élő fedezet szabályai szerint rendeződik. Ezért kritikus az illesztés naprakész dokumentálása: melyik jármű mikortól van az új keretben, a visszaigazolásokkal együtt. Az átállási hetekben a belső kár-rend egy sorral bővül: a flottafelelős kárnál először az illesztési táblára néz – és onnan tudja, melyik kárvonalat hívja. Ez az egy sor minden átmeneti bizonytalanságot kezel.
Kérdés a saját flottájára szabva? Foglaljon 20 perces díjmentes konzultációt →
