A flotta-adminisztráció fele dokumentum-kérdés: mi van az autóban, mi az irodában, mi a levelezésben – és mi sehol, pedig kellene. A jó hír: a rend nem mennyiség, hanem szerkezet kérdése. Ez a cikk a bevált elrendezést mutatja meg.
- Az autóban: forgalmi, kgfb-igazolás a szabályok szerint, zöldkártya külföldön, baleseti bejelentő és kár-puska.
- Az irodában (digitálisan): kötvények, feltételek, járműlista, kárlevelezés, finanszírozási szerződések – egy struktúrában.
- A kárügyek dossziéja ügyenként áll össze: bejelentés, fotók, levelezés, lezárás.
- Az évfordulós felkészülés a rendezett irattárból percek – a rendezetlenből napok.
Mi legyen az autóban?
A járműben a menet közben szükséges papírok élnek: forgalmi engedély, a kgfb meglétét igazoló dokumentum a mindenkori szabályok szerint, külföldi úthoz a zöldkártya, és – flotta-jó-gyakorlatként – a kék-sárga baleseti bejelentő plusz az egyoldalas kár-puska (helyszíni checklist). Ez utóbbi kettő a kesztyűtartó-minimum: kárnál ezek hiánya okozza a legtöbb csúszást.
Mi legyen az irodában – és milyen szerkezetben?
Digitálisan, egy közös struktúrában: a keretszerződés és feltételek, az élő járműlista, a kötvény- és díjdokumentumok, a finanszírozási szerződések (a casco-kikötések miatt), és a kárügyek mappái. A bevált szerkezet egyszerű: Flotta / Szerződés / Járművek / Kárügyek / Évforduló – évenként archiválva. A lényeg itt is a fegyelem: egy hely az igazságnak, nem öt e-mail-fiók.
A kárügy-dosszié
Minden kárügy önálló mappát érdemel: bejelentés és ügyszám, helyszíni fotók és bejelentő, a biztosítói levelezés, szemle-anyagok, végül a lezárás (térítés vagy elutasítás, indoklással). Ez nemcsak rend: vitás ügyben ez a dosszié az érvelés alapja – és az évfordulós kárlista-egyeztetésnél is ebből dolgozunk. A részletek: kár-adatok visszaforgatása.
Meddig őrizzük?
A biztosítási és számviteli dokumentumok megőrzési idejét jogszabályok rendezik, a kárügyeknél pedig az igényérvényesítési határidők is számítanak – konkrét éveket ezért itt nem mondunk: a selejtezés előtt a könyvelővel és szükség szerint jogásszal érdemes egyeztetni. A hüvelykujj-szabály annyi: ami kárüggyel vagy szerződéssel kapcsolatos, azt inkább tovább, rendezetten – a digitális tárolás olcsó, az újra-beszerzés drága.
A rend bevezetése: egy délutános projekt
A dokumentum-rend felállítása nem hetekig tartó projekt. A bevált menet: egy délután alatt összegyűjteni, ami fellelhető – kötvények, feltételek, finanszírozási szerződések, kárlevelezés –, felállítani az öt-mappás szerkezetet, és bevezetni két szabályt: minden új dokumentum azonnal a helyére kerül, és minden kárügy nyitásakor új dosszié születik. Ami hiányzik – régi kötvény, feltétel-dokumentum, kárlezáró levél –, azt a biztosítótól lehet pótolni; ezt jellemzően én intézem, egy körben. A megtérülés gyors: az első évforduló, az első kárügy vagy az első könyvvizsgálói kérdés már a rendezett irattárból fut – percek alatt, keresgélés nélkül.
Kérdés a saját flottájára szabva? Foglaljon 20 perces díjmentes konzultációt →
