Ein wachsender Teil der Flottenangelegenheiten lässt sich online erledigen: Mehrere Versicherer bieten ein eigenes Flottenportal, auf dem Bestand, Meldungen und Schadenfälle auf einer Oberfläche zusammenlaufen. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Versicherer stark – dieser Beitrag gibt ein sachliches Bild davon, womit Sie rechnen können und wie sich das mit der Maklerarbeit verbindet.
- Typische Funktionen eines Flottenportals: Bestandsliste, Anstoßen von An- und Abmeldungen, Verfolgung von Schadenfällen, Dokumenten-Download.
- Das Angebot unterscheidet sich je nach Versicherer – bei manchen gibt es eine vollwertige Plattform, bei anderen läuft es weiterhin über E-Mail.
- Der offizielle Weg der Schadenmeldung führt über das Portal oder die Schadenhotline – das ist der schnellste Kanal.
- Das Portal ersetzt nicht die eigene Fahrzeugliste des Unternehmens: Erst beide zusammen ergeben Ordnung.
Was kann ein gutes Portal?
Die nützlichen Grundfunktionen: eine Liste des aktuellen Bestands (damit sich prüfen lässt, ob der Versicherer dasselbe sieht wie das Unternehmen), das Anstoßen und Verfolgen von An- und Abmeldungen, der Status der Schadenfälle sowie der Download von Policen, Prämienbescheinigungen und Grünen Karten. Wo all das vorhanden ist, läuft ein erheblicher Teil der Flottenverwaltung im Selbstbedienungsmodus – wo nicht, kommt es auf die Ordnung der E-Mail-Bearbeitung an. Deshalb ist die Portalfähigkeit beim Angebotsvergleich eine eigene Zeile.
Schadenfälle und das Portal
Der offizielle Weg der Schadenmeldung führt über die Schadenhotline, das Online-Schadenformular oder das Flottenportal des Versicherers – das ist der schnellste Kanal, und auch die Statusverfolgung ist dort am genauesten. Der interne Ablauf im Unternehmen (Fahrer → Fuhrparkleiter → Meldung) ist unabhängig davon gute Praxis – der Beitrag zum internen Schadenablauf zeigt, wie beides zusammenkommt.
Portal und eigene Erfassung: nicht entweder-oder, sondern beides
Verlockend ist der Gedanke, „das steht doch alles im Portal" – aber die eigene Fahrzeugliste des Unternehmens wird dadurch nicht überflüssig: Dort stehen die Rollen, die Anmerkungen, die Finanzierungsdaten, und von dort geht jede Angebotsanfrage aus. Die gute Routine: der gelegentliche Abgleich des Portal-Bestands mit der eigenen Liste – eine Abweichung zeigt immer etwas an.
Wo helfe ich?
Den Zugang zu den Portalen vergibt der Versicherer; ich helfe dabei, dass das Unternehmen ihn auch tatsächlich nutzt: Wir legen die Ordnung fest – wer was dort erledigt, was über mich läuft – und zur Hauptfälligkeit beziehen wir die Portal-Daten auch in die Vorbereitung ein. Und wenn ein Vorgang auf der Plattform stecken bleibt, gilt die Unterstützung genauso: wann ich eingreife.
Einführungstipps für die Portalnutzung
Wenn der Versicherer ein Portal bereitstellt, lohnt es sich, in den ersten Wochen Ordnung hineinzubringen: wer Zugang erhalten soll (in der Regel der Fuhrparkleiter und ein Vertreter – der Zugang sollte nicht nur im Kopf einer einzigen Person existieren), was über das Portal läuft und was über mich, und wer gelegentlich prüft, ob der Portal-Bestand mit der eigenen Liste übereinstimmt. Zwei kleine, aber nützliche Routinen: das Speichern der Bestätigungen zu An- und Abmeldungen neben den Schadenfall-Ordnern, und ein monatlicher Blick auf den Status der Schadenfälle – ein lange „schwebender" Fall ist in der Regel ein festgefahrener Fall, und es ist besser, frühzeitig nachzufragen, als erst zur Hauptfälligkeit damit konfrontiert zu werden. Das Portal ist ein guter Diener – aber Herr der Ordnung bleibt die gemeinsame Routine von Unternehmen und Makler.
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