Dienstwagenordnung: sechs Punkte wegen der Versicherung

In den meisten Unternehmen mit Fuhrpark gibt es irgendeine „Autoregel“ – mündlich, per E-Mail, wenn es gut läuft, auf einer Seite –, aber sie wird selten mit Blick auf die Versicherung verfasst. Im Schadenfall entscheiden sich auf dem Papier dann drei Fragen: Zahlt die Kasko, was kann das Unternehmen nachweisen, und was wälzt es auf den Fahrer ab? Als Makler sehe ich, dass ein erheblicher Teil der strittigen Fälle nicht an den Versicherungsbedingungen hängen bleibt, sondern an einer fehlenden internen Regel: Es ist nicht festgehalten, wer fahren durfte, wo der Schlüssel hätte sein müssen, bis wann der Schaden hätte gemeldet werden müssen. Das ungarische Arbeitsgesetzbuch (Mt.) bietet dafür eine bequeme Form: Nach § 17 Mt. kann der Arbeitgeber seine Rechtserklärungen auch in einer einseitig festgelegten internen Regelung abgeben, und die Regelung gilt als mitgeteilt, wenn sie auf ortsübliche und allgemein bekannte Weise bekannt gemacht wird. Man muss also nicht mit jedem Mitarbeiter einzeln den Vertrag ändern – die Grenzen des Schadenersatzes kann aber auch die Regelung nicht aushebeln. Der Artikel über die Fahrerordnung behandelt die Seite der Schadenverhütung und Motivation; dieser Beitrag geht die sechs Punkte durch, die Sie wegen der Versicherung festhalten sollten.

Kurz gefasst:

Nach § 17 des Arbeitsgesetzbuchs (Mt.) kann der Arbeitgeber Regeln auch in einer einseitigen internen Regelung festlegen, die mit der ortsüblichen Bekanntmachung als mitgeteilt gilt – die Grenzen der Schadenersatzhaftung der Arbeitnehmer kann aber auch die Regelung nicht aushebeln.
Die sechs Versicherungspunkte: Fahrerkreis und Führerscheinkontrolle, Privatnutzung und Ausland, Umgang mit Schlüsseln und Papieren, Frist für die Schadenmeldung, Regelung von Selbstbeteiligung und Schadenersatz, Verbote und Verantwortung für den technischen Zustand.
Hinter jedem Punkt steht eine konkrete Bedingung oder Gesetzesstelle: Gründe für die Leistungsfreiheit in der Kasko, der Regress nach § 34 des ungarischen Kfz-Haftpflichtgesetzes (Gfbt.), die Schadenmeldung nach § 6:453 Ptk. – die Dienstwagenordnung verpflichtet nicht den Versicherer, sondern hilft dem Unternehmen beim Nachweis.

1. Fahrerkreis und Berechtigung

Legen Sie fest, wer fahren darf: nach Name oder Funktion, und unter welcher Bedingung – eine gültige, der Fahrzeugklasse entsprechende Fahrerlaubnis, deren Kopie beim Fuhrparkverantwortlichen liegt und deren Gültigkeit das Unternehmen in festgelegten Abständen prüft. Schreiben Sie das Verbot der Überlassung des Fahrzeugs an andere oder die Art ihrer Genehmigung auf, und die Pflicht des Mitarbeiters, einen Entzug oder den Ablauf des Führerscheins unverzüglich zu melden. Warum ist das eine Versicherungsfrage? Die ungarischen Kasko-Bedingungen behandeln es typischerweise als Grund für die Leistungsfreiheit, wenn die berechtigt fahrende Person keine gültige Fahrerlaubnis hatte; und in der Kfz-Haftpflichtversicherung (KGFB) kann der Versicherer nach § 34 Abs. 1 Buchst. d des ungarischen Kfz-Haftpflichtgesetzes (Gfbt.) den ausgezahlten Schaden vom Fahrer ohne Führerschein – und auch von dem Versicherten, der die Führung des Fahrzeugs einer solchen Person überlassen hat – zurückfordern, es sei denn, Letzterer weist nach, dass er aus triftigem Grund vom Vorhandensein der Fahrerlaubnis ausgehen durfte. Die dokumentierte Führerscheinkontrolle kann dieser „triftige Grund“ sein – ob sie ausreicht, beurteilt im Streitfall der Versicherer, letztlich das Gericht.

2. Privatnutzung und Ausland

Sagen Sie eindeutig, ob die Privatnutzung erlaubt ist, wem, und ob Familienangehörige das Fahrzeug fahren dürfen. Legen Sie auch die Regeln für Auslandsfahrten fest: vorherige Genehmigung, Grüne Karte im Fahrzeug, Prüfung des räumlichen Geltungsbereichs – nicht jede Deckung gilt in jedem Land, das ist je nach Versicherer unterschiedlich. Die Nutzungsart muss dem Versicherer mitgeteilt werden: Steht im Antrag ausschließlich betriebliche Nutzung, kann regelmäßige Privatnutzung eine Frage der Anzeigepflicht sein, und in der KGFB gibt § 34 Abs. 1 Buchst. g Gfbt. auch bei Verletzung der Anzeige- und Änderungsmeldepflicht einen Regressanspruch. Die Privatnutzung hat auch eine steuerliche Seite; die versicherungsbezogenen Aspekte erläutert der Artikel über die gemischte Nutzung.

3. Schlüssel, Papiere, Parken – die Voraussetzungen der Diebstahldeckung

Der Diebstahlschaden ist der Bereich, in dem interne Ordnung und Versicherungsbedingungen wörtlich aufeinandertreffen. Eine ungarische Flotten-Kasko-Bedingung schreibt zum Beispiel vor, dass die Schlüssel und Startkarten des Fahrzeugs so aufzubewahren sind, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben, und dass Zulassungsschein, Zündschlüssel und Fahrzeugbrief nicht im Fahrzeug gelassen werden dürfen – und waren diese beim Diebstahl im Fahrzeug, ist der Versicherer im Verhältnis der Mitverursachung leistungsfrei. Legen Sie also fest: wo die Schlüssel am Betriebsstandort und zu Hause aufbewahrt werden, wie viele Schlüssel es je Fahrzeug gibt und wer sie hat, was bei einem verlorenen Schlüssel zu tun ist, wo das Fahrzeug nachts parkt, und dass der Diebstahl unverzüglich, innerhalb der Frist nach den Bedingungen – in der zitierten Bedingung spätestens innerhalb von zwei Arbeitstagen – auch bei der Polizei angezeigt werden muss. Die übrigen Fragen des Diebstahlschadens behandelt ein eigener Artikel in der Wissensdatenbank.

4. Schadenmeldung: interne Frist unterhalb der Frist des Versicherers

Die Meldefrist der Kasko-Bedingungen ist je nach Versicherer unterschiedlich – in der oben genannten Flotten-Bedingung vierundzwanzig Stunden, in anderen Bedingungen zwei Arbeitstage –, die interne Frist des Unternehmens sollte daher kürzer sein: Der Fahrer meldet noch am selben Tag dem Fuhrparkverantwortlichen, der den Schaden über die Schadenhotline oder das Portal des Versicherers meldet. Nach § 6:453 Ptk. hat eine verspätete Meldung dann eine Rechtsfolge, wenn dadurch ein wesentlicher Umstand nicht mehr aufgeklärt werden kann – bei einer Delle, die erst nach Wochen auftaucht, kann das leicht passieren. In der KGFB ist die unterlassene Schadenmeldung nach § 34 Abs. 1 Buchst. g Gfbt. ein Regressgrund – in dem Umfang, in dem das Versäumnis die Zahlungspflicht des Versicherers beeinflusst hat –, und wenn der Halter oder der Fahrer nachweist, dass er nicht vorsätzlich versäumt hat, bis höchstens 500 000 HUF. In die Dienstwagenordnung gehören: das Ausfüllen des Unfallberichts, Fotos, die Daten der Zeugen, der Anruf bei der Polizei bei Personenschaden oder strittiger Haftung, und dass der Fahrer am Unfallort keine Erklärung abgibt, mit der er die Haftung anerkennt. Eine kopierbare Reihenfolge der Schritte bietet die Vorlage für die interne Schadenordnung.

5. Regelung zu Selbstbeteiligung und Schadenersatz

Schreiben Sie auf, was nach dem Schaden geschieht: Protokoll, Festhalten der Umstände, Prüfung der Haftung, und wer über den Ersatz entscheidet. Was die Dienstwagenordnung nicht kann: Sie kann keine strengere Haftung begründen als das Mt. – die Klausel „jede Selbstbeteiligung trägt der Fahrer“ hebelt weder die Grenze von vier Monaten Abwesenheitsentgelt (távolléti díj) bei fahrlässiger Schadensverursachung noch die Beweislast des Arbeitgebers aus, und für einen Abzug vom Lohn ist die Zustimmung des Mitarbeiters nötig. Diese Rahmenbedingungen erläutert der Artikel über die Abwälzung der Selbstbeteiligung; zu den Steuerfragen der erlassenen Selbstbeteiligung finden Sie eine Antwort in den FAQ. Der Wert der Dienstwagenordnung liegt hier in der Berechenbarkeit: Sie legt im Voraus fest, wann das Unternehmen die Haftung prüft und wann nicht.

6. Verbote und Verantwortung für den technischen Zustand

Verbot von Alkohol und berauschenden Mitteln, Telefonnutzung, Einhaltung der Verkehrsregeln – das ist offensichtlich, muss aber schriftlich festgelegt sein, denn die Kasko-Bedingungen behandeln Trunkenheit am Steuer als Grund für die Leistungsfreiheit, und § 34 Abs. 1 Buchst. c Gfbt. macht den ausgezahlten Schaden vom betrunkenen Fahrer und auch von dem Versicherten zurückforderbar, der die Führung des Fahrzeugs einer solchen Person überlassen hat – es sei denn, er weist nach, dass er den Zustand nicht erkennen konnte. Legen Sie auch fest, wer für den technischen Zustand des Fahrzeugs verantwortlich ist: Der Fahrer meldet den Mangel (Reifen, Bremsen, Beleuchtung), das Unternehmen sorgt für die Reparatur. Nach § 34 Abs. 1 Buchst. e Gfbt. kann der Versicherer den Schaden vom Halter zurückfordern – bis höchstens 1,5 Mio. HUF –, wenn der Unfall durch einen grob vernachlässigten technischen Zustand des Fahrzeugs verursacht wurde, und auch die Kasko-Bedingungen kennen den vernachlässigten technischen Zustand und die unsachgemäße Nutzung als Gründe für die Leistungsfreiheit. Ist im Fuhrpark Telematik im Einsatz, sollte die Dienstwagenordnung auch die Datenschutzinformation enthalten.

Wie führen Sie sie ein?

Halten Sie sie schriftlich fest, machen Sie sie auf ortsübliche Weise bekannt – E-Mail, internes Portal, Aushang –, und erstellen Sie je Fahrzeug ein Übergabeprotokoll mit Fotos, der Zahl der Schlüssel und den vorhandenen Schäden: Das ist der Nachweis bei einem späteren Schaden und auch für einen Anspruch gegen den Mitarbeiter. Ein unterschriebenes Übernahmeblatt ist nicht Pflicht, erleichtert aber den Nachweis. Die Versicherungspunkte der Dienstwagenordnung sollten Sie beim Versichererwechsel erneut ansehen, weil sich Meldefrist und Liste der Gründe für die Leistungsfreiheit von Bedingung zu Bedingung ändern können; wenn Sie sich melden, stelle ich die einschlägigen Punkte der geltenden Bedingungen für den Vergleich zusammen. Die Dienstwagenordnung verpflichtet nicht den Versicherer, sondern hilft Ihnen beim Nachweis – der Versicherer zahlt nur für das, was nach Ihrem Vertrag ein Versicherungsfall ist.

Eine Frage, zugeschnitten auf die Dienstwagenordnung Ihres Fuhrparks? Vereinbaren Sie eine kostenfreie 20-Minuten-Beratung →

Quellen

Dieser Artikel dient der Information, enthält allgemeine Angaben und stellt weder ein Angebot noch eine Versicherungsberatung dar. Den genauen Inhalt der Versicherungsverträge bestimmen die jeweils gültigen Versicherungsbedingungen der Versicherer. Die arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Formulierung der Dienstwagenordnung ist Sache eines Arbeitsrechtlers, die steuerliche und buchhalterische Behandlung von Selbstbeteiligung und Schadenersatz Sache von Buchhalter und Steuerberater; der Artikel stellt die Versicherungsseite dar.

Dienstwagenordnung im Unternehmen: die sechs Punkte, die Sie wegen der Versicherung festlegen sollten