Wenn das Flottensystem einen Grundstein hat, dann ist es die einheitliche Hauptfälligkeit: der gemeinsame Termin, an dem die Versicherung des gesamten Fuhrparks auf einmal überprüft werden kann. Wer das einmal einrichtet, für den werden die Flottenangelegenheiten zu einem geordneten Jahreszyklus – wer nicht, für den tropfen die Fristen über zwölf Monate verteilt herein.
- Die einheitliche Hauptfälligkeit ist der gemeinsame Überprüfungs- und Ausschreibungstermin für den gesamten Fuhrpark.
- Bei verstreuten Fälligkeiten gibt es keine echte Verhandlungsposition: Es lässt sich immer nur ein einzelnes Fahrzeug bewegen.
- Die Angleichung ist eine einmalige Umstellungsaufgabe: Kündigungen und Neuabschlüsse werden so terminiert, dass kein Tag ohne Deckung bleibt.
- Die Hauptfälligkeit allein genügt nicht – ihren Wert entfaltet sie erst zusammen mit einer aktuellen Fahrzeugliste und Schadenstatistik.
Warum ist ein Termin so viel wert?
Weil die Flottenprämie Verhandlungssache ist – und verhandeln lässt sich nur, wenn man etwas in der Hand hat: den gesamten Bestand auf einmal. Bei verstreuten Hauptfälligkeiten schreibt das Unternehmen nie die Flotte aus, sondern immer nur ein einzelnes Fahrzeug – das zählt am Markt kaum. Die einheitliche Hauptfälligkeit dreht dieses Prinzip um: An einem Stichtag liegt das Gesamtbild vor – Fahrzeugliste, Schadenverlauf, Prämien –, und dazu lässt sich bei mehreren Versicherern ein Angebot einholen. Den Ablauf des Hauptfälligkeits-Zyklus beschreibt der Beitrag zur Jahresroutine.
Die andere Seite der Ordnung: weniger Verwaltungsaufwand
Die einheitliche Hauptfälligkeit ist nicht nur Verhandlungsmacht, sondern auch Ruhe: ein Abrechnungszyklus, eine Überprüfungsrunde, ein Termin im Kalender des Unternehmens – wenn Sie sich vor der Hauptfälligkeit melden, erstelle ich den Vergleich, und der Fuhrparkleiter hat in der Regel nur zu entscheiden. Auch die zeitanteilige Abrechnung der Prämien bei unterjährigen Änderungen ist einfacher: Alles richtet sich nach dem gemeinsamen Termin.
Wie gelingt die Umstellung?
Die Angleichung der bestehenden, verstreuten Verträge ist eine Frage des Timings: Nach den jeweiligen Kündigungsregeln der Verträge wird der gemeinsame Termin schrittweise aufgebaut – so, dass dabei kein einziger Tag ohne Deckung bleibt. Das ist Papierkram, aber ein einmaliger: Ich bereite ihn vor, das Unternehmen entscheidet. Details: Ablauf der Vertragsumstellung; für die Timing-Regeln sind die Verträge und die jeweils geltenden Vorschriften maßgeblich.
Wann genügt sie allein nicht?
Die Hauptfälligkeit ist ein Rahmen – ohne Inhalt bleibt er leer. Ohne aktuelle Fahrzeugliste und angeforderte Schadenstatistik gibt es auch am gemeinsamen Termin nichts, worüber sich verhandeln ließe. Das Dreiergespann funktioniert nur zusammen: Termin + Liste + Schadenverlauf. Dieses Dreiergespann bauen wir in der ersten gemeinsamen Runde auf – in der Regel schneller, als Sie denken.
Häufige Frage: Auf welchen Zeitpunkt sollte man den gemeinsamen Termin legen?
Der Zeitpunkt des gemeinsamen Termins ist nicht gleichgültig. Zwei Faktoren spielen mit: der eigene Rhythmus des Unternehmens – Budgetplanung, saisonale Spitzen, Jahresendgeschäft – und der Rhythmus des Marktes: Ein erheblicher Teil der Flotten-Hauptfälligkeiten fällt auf das vierte Quartal, dann sind auch die Kapazitäten der Versicherer knapper. In der Praxis bewährt es sich, wenn die Vorbereitung (Anforderung der Schadenliste, Aktualisierung der Fahrzeugliste, Klärung der Prioritäten) dem Stichtag um Wochen vorausgeht, damit die Angebotsrunde nicht unter Zeitdruck läuft. Bei der Umstellung muss der Termin einmal gut gewählt werden – danach wiederholt sich Jahr für Jahr derselbe geordnete Ablauf, mit immer weniger Aufwand. Die Schritt-Liste zur Vorbereitung: Checkliste zur Vorbereitung der Hauptfälligkeit.
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