Die Qualität der Runde zur Hauptfälligkeit hängt von der Vorbereitung ab – und diese Checkliste ist die Vorbereitung selbst, in abhakbaren Punkten. Timing: Es lohnt sich, Wochen vor dem Fälligkeitstag zu beginnen. Die vollständige Ablauflogik liefert der Beitrag zur Jahresroutine; für eine tiefere Prüfung das Flotten-Audit.
- Die Vorbereitung hat vier Runden: Daten (Schadenliste, Bestand) → Struktur (Deckungen, Selbstbeteiligungen) → Strategie (Marktrunde?) → Fristen.
- Die Anforderung der Schadenliste ist der erste Schritt – sie dauert am längsten, damit sollte begonnen werden.
- Am Ende der Checkliste ist das Unternehmen entscheidungsbereit: klares Bild, bekannte Fristen, festgelegte Richtung.
- Die meisten Punkte übernehme ich – die Liste zeigt auch, was beim Unternehmen liegt und was bei mir.
1. Runde – Daten (Start: so früh wie möglich)
- ☐ Schadenliste beim Versicherer angefordert – tabellarisch, mehrjährig, mit Status (übernehme ich)
- ☐ Liste der offenen Schadenfälle durchgesehen – bei feststeckenden Fällen nachgefragt (ich)
- ☐ Fahrzeugliste aktualisiert: Bestand, Nutzung, Rollen, Aufbauwerte (das Unternehmen, mit Vorlage)
- ☐ Veränderungen im Jahresverlauf gesammelt: neuer Standort, Tätigkeit, Wechsel der Finanzierung (das Unternehmen)
- ☐ Datenbestand des Versicherers mit der eigenen Liste abgeglichen – Abweichungen geklärt (gemeinsam)
2. Runde – Struktur
- ☐ Schadenbild analysiert: Trend, Struktur, Schadenhäufigkeit, durchschnittliche Schadenhöhe (ich)
- ☐ Kasko-Matrix durchgesehen: Steht jedes Fahrzeug zum tatsächlichen Wert und auf dem richtigen Niveau? (gemeinsam)
- ☐ Selbstbeteiligungspolitik anhand des Schadenbilds überprüft – muss nachjustiert werden? (gemeinsam)
- ☐ Zusatzleistungen durchgesehen: Was hat funktioniert, was nicht – was hat gefehlt? (die Erfahrung des Unternehmens + ich)
- ☐ Liste der Schadenverhütungsmaßnahmen für die Verhandlung zusammengestellt (gemeinsam)
3. Runde – Strategie und Fristen
- ☐ Entscheidung: vollständige Marktrunde oder Verlängerungsrunde? (das Unternehmen, mit meiner Empfehlung)
- ☐ Bei einer Marktrunde: Angebotsanfrage-Paket zusammengestellt, Kreis der Versicherer festgelegt (ich)
- ☐ Karte der Kündigungs- und Wechselfristen erstellt – was wann einzureichen ist (ich)
- ☐ Internen Entscheidungstermin festgelegt – wer entscheidet, wann, auf welcher Grundlage (das Unternehmen)
Das Ende der Runde – und der Anfang der nächsten
Am Ende der Checkliste ist alles für die Entscheidung beisammen: klares Schadenbild, aktueller Bestand, durchdachte Struktur, bekannte Fristen – jetzt können die Angebotstabelle und die Verhandlung folgen. Abschließender Tipp: Beim Abschluss der Runde lohnt es sich, 10 Minuten für eine Notiz fürs nächste Jahr zu investieren (was lief gut, was machen wir nächstes Jahr anders) – das ist der schnellste Start für die nächste Hauptfälligkeit. Wegen der herbstlichen Saison der Hauptfälligkeiten sollte die Vorbereitung für Q4-Fälligkeitstage spätestens Ende Sommer bis Anfang Herbst beginnen.
Die Checkliste im Kalender: ein Zeitplan-Muster
Die Punkte der Liste werden zum Plan, wenn sie im Kalender eingetragen sind. Ein bewährtes Muster für einen Q4-Fälligkeitstag: die Datenrunde startet Ende Sommer (Schadenlisten-Anforderung, Aktualisierung der Liste), die Strukturrunde im Frühherbst (Analyse, Matrix, Selbstbeteiligung), die strategische Entscheidung und die Angebotsanfrage Mitte Herbst, die Entscheidung und die Umsetzung in den Wochen vor dem Fälligkeitstag – abgestimmt auf die Kündigungsfristen. Bei einem anderen Fälligkeitstag verschiebt sich der Zeitplan proportional. Es lohnt sich, die Kalendereinträge jedes Jahr zu kopieren: Ab dem zweiten Jahr ist die Vorbereitung kein Projekt mehr, sondern eine wiederkehrende Routine – und genau das ist das Ziel.
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