Die Hauptfälligkeit ist der Höhepunkt des Flottenjahres: der Moment, in dem alles – Prämie, Deckung, Struktur – gleichzeitig bewegt werden kann. Wer daraus eine Routine macht, hat einmal im Jahr eine geordnete Runde; wer nicht, hat einmal im Jahr Hektik. Dieser Artikel zeigt den bewährten Ablaufplan, rückwärts gerechnet in Wochen.
- Die Arbeit zur Hauptfälligkeit beginnt Wochen vor dem Fälligkeitstag – auch wegen der Kündigungsfristen.
- Der Ablaufplan: Schadenliste + Aktualisierung des Bestands → Feinabstimmung der Deckung → Marktrunde (falls sinnvoll) → Entscheidung → Übertragung.
- Nicht jedes Jahr braucht eine volle Marktrunde – aber die Aktualisierung des Bildes (Schadenverlauf, Prämienposition) gehört zu jedem Jahr dazu.
- Der Kern der Routine ist, dass sie Routine ist: derselbe Ablauf, mit immer weniger Aufwand.
Der Countdown
Der Ablaufplan baut sich rückwärts vom Fälligkeitstag auf. Wochen bis Monate vorher: die Vorbereitung – Anforderung der Schadenliste, Aktualisierung der Fahrzeugliste, Durchdenken der Deckungsmatrix und der Selbstbeteiligungen; das ist das Feld des Flotten-Audits, die Schrittliste liefert die Vorbereitungs-Checkliste. Die mittlere Phase: Entscheidung über die Marktrunde, Angebotsanfrage, Tabelle. Die Zielgerade: Entscheidung, und bei einem Wechsel die fristgerechten Kündigungen – gemäß dem Artikel zum Vertragsübergang. Die genauen Wochen ergeben sich aus den vertraglichen Fristen – diese gehören in den Kalender des Unternehmens.
Jedes Jahr eine Marktrunde?
Nicht unbedingt – aber die Aktualisierung des Bildes schon. Die vollständige Ausschreibung (alle Versicherer, vollständige Tabelle) ist typischerweise dann sinnvoll, wenn sich der Schadenverlauf oder der Markt spürbar verändert hat, wenn sich die Prämienposition von der Vergleichbaren zu lösen scheint, oder wenn eine strukturelle Umstellung ansteht. In den dazwischenliegenden Jahren kann auch die „Pflegerunde“ genügen: Abstimmung des Schadenverlaufs mit dem Versicherer, Geltendmachung der Verbesserung, punktuelle Kontrolle mit ein, zwei Marktreferenzen. Die Entscheidung liefert das Audit-Lagebild – nicht Gewohnheit, sondern die jeweilige Lage.
Das Gespräch – mit Daten
Die Munition für das Gespräch zur Hauptfälligkeit steht bis dahin bereit: eine saubere Schadenliste (aufgeschlüsselt nach abgeschlossen, offen, abgelehnt), ein geordneter Bestand, die Liste der eingeführten Maßnahmen (Schadenverhütung, Feinabstimmung der Selbstbeteiligung), und falls es eine Marktrunde gab, die Angebotstabelle. Bei gutem Schadenverlauf ist das Ziel, die Verbesserung in der Prämie geltend zu machen; bei einem schlechteren die realistische Prämie und ein Verbesserungsplan – wie es der Artikel zur Prämiengestaltung und der Artikel zur Sanierung beschreiben. Das Gespräch führe ich – die Entscheidung trifft das Unternehmen.
Der Abschluss der Runde
Nach der Entscheidung folgt die Übertragung: bei Verbleib die Festhaltung und Prüfung der vereinbarten Bedingungen, bei einem Wechsel das vollständige Übergangspaket. Ganz am Ende der Runde steht die Dokumentation: was sich geändert hat, warum, welche Punkte im kommenden Jahr zu beobachten sind – ein paar Zeilen, die die nächste Hauptfälligkeit leichter machen. So wird aus der Routine wirklich Routine: die erste gemeinsame Hauptfälligkeit ist Arbeit, die zweite ein Ablaufplan, die dritte läuft fast von selbst.
Die Hauptfälligkeits-Saison: warum sich ein früher Start lohnt
Der Fälligkeitstag vieler Flotten fällt auf den 1. Januar oder das Jahresende, wodurch sich die Kündigungs- und Angebotsanfrage-Arbeit im letzten Quartal ballt – gerade dann, wenn die Versicherer-Apparate stärker ausgelastet sind. Deshalb lohnt sich ein früher Start. Der frühe Start (Spätsommer, Frühherbst für Fälligkeitstage im vierten Quartal) ist deshalb keine Übereifrigkeit, sondern Interessenwahrung: Ein in ruhiger Zeit erstelltes Angebot ist meist gründlicher, und es bleibt Zeit für Rückfragen und Feinabstimmung. Wer dieses Jahr spät aufgewacht ist, hat das Jahr auch nicht verloren: Die Pflegerunde hat einen kürzeren Durchlauf – und die vollständige Ausschreibung lässt sich für die nächste Hauptfälligkeit vorbereiten, dann rechtzeitig.
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