Die Hauptfälligkeit ist die große Chance der Flotte – aber nur, wenn das Unternehmen vorbereitet dort ankommt. Der Flotten-Audit macht aus dieser Vorbereitung ein System: vor der Hauptfälligkeit, in aller Ruhe, prüfen wir den Bestand, die Deckungen und die Abläufe. Die Verhandlung wird so nicht zur Hektik, sondern zu einem geordneten Ablauf.
- Der ideale Zeitpunkt für den Audit liegt Wochen bis Monate vor der Hauptfälligkeit – wenn für jeden Schritt noch Zeit ist.
- Die vier Prüfbereiche: Bestand (Liste), Deckungen (Stufen, Selbstbeteiligungen), Schadenverlauf (Statistik), Abläufe (An-/Abmeldung, Schadenordnung).
- Das Ergebnis ist ein kurzer Statusbericht plus eine priorisierte Aufgabenliste – daraus entsteht die Strategie für die Hauptfälligkeit.
- Der Audit ist eine kostenfreie Leistung von mir – dafür braucht es die Fahrzeugliste und die Schadenliste.
Warum ist der Audit eine eigene Disziplin?
Weil die Qualität der Runde zur Hauptfälligkeit von der Vorbereitung abhängt: Wer erst in der Woche vor dem Stichtag beginnt, Daten zu sammeln, entscheidet unter Zeitdruck – wer auditiert wurde, wählt zwischen Möglichkeiten aus. Der Audit ist also keine zusätzliche Bürokratie, sondern eine Umverteilung der Zeit: Der Großteil der Arbeit rückt vor, für den Moment der Entscheidung bleibt das klare Bild. Den gesamten Zeitplan zur Hauptfälligkeit zeigt der Artikel zur Jahresroutine – der Audit ist dessen erstes und umfangreichstes Kapitel.
Die vier Prüfbereiche
Bestand: der Abgleich der Fahrzeugliste mit dem Register des Versicherers – jedes Fahrzeug an seinem Platz, mit Rollen und Finanzierungsdaten (Artikel zur Fahrzeugliste). Deckungen: die Überprüfung der Kasko-Matrix und der Selbstbeteiligungen – folgen sie noch der Realität des Fuhrparks (Artikel zu den Deckungsstufen). Schadenverlauf: das Anfordern und Auswerten der Schadenstatistik – Trend, Struktur, offene Fälle (Artikel zur Schadenstatistik). Abläufe: der Zustand der An-/Abmeldungsroutine, der internen Schadenordnung und der Dokumentenordnung.
Was ist das Ergebnis?
Ein kurzer, entscheidungsreifer Statusbericht: was in Ordnung ist, wo eine Lücke oder ein Überschuss besteht, und welche Schritte empfohlen werden – nach Priorität geordnet. Daraus entsteht die Strategie für die Hauptfälligkeit: was wir vom aktuellen Versicherer verlangen, was wir ausschreiben, welche strukturellen Änderungen (Selbstbeteiligung, Stufen, Zusatzbausteine) infrage kommen. Der Erfahrung nach finden Audits typischerweise etwas zum Ordnen – ein als Phantom weiterbezahltes Fahrzeug, eine veraltete Deckungsstufe, einen ungenutzten Zusatzbaustein – und ein Teil davon lässt sich sofort regeln, noch vor der Hauptfälligkeit.
Wie beginnt es?
Ganz einfach: Es braucht die Fahrzeugliste (falls es keine gibt, stellen wir sie aus einer Vorlage zusammen), die Schadenhistorie (die fordere ich an), und ein Gespräch über die Pläne des Unternehmens – Erweiterung, Austausch, neue Tätigkeit, denn die Zukunft ist Teil der Deckungsplanung. Der Audit ist eine kostenfreie Leistung von mir und verpflichtet zu nichts: Der Statusbericht bleibt auch dann Eigentum des Unternehmens, wenn am Ende an keinem Vertrag etwas geändert wird. Für den Start genügt ein 20-minütiger Termin – mit Blick auf die herbstliche Hauptfälligkeits-Saison lohnt es sich besonders, rechtzeitig einen Termin zu vereinbaren.
Wie viel Zeit braucht es, und was verlangt es vom Unternehmen?
Der Zeitaufwand des Audits ist auf Unternehmensseite überschaubar: die Übergabe der Fahrzeugliste oder ihre gemeinsame Zusammenstellung (falls es keine gibt, ein Nachmittag), ein 20-minütiges Gespräch, und am Ende eine einstündige Besprechung des Statusberichts. Der Rest – Anforderung der Schadenliste, Analyse, Abgleich – ist meine Arbeit, typischerweise mit wenigen Arbeitstagen Durchlaufzeit. Das Ergebnis hat auch dann einen Wert, wenn sich am Ende an keinem Vertrag etwas ändert: Das Unternehmen weiß, wo es steht, und bewegt sich bei der nächsten Hauptfälligkeit bereits auf eingespieltem Terrain. Wegen der Herbstsaison ist bei Flotten mit Hauptfälligkeit im vierten Quartal der Start am Spätsommer ideal – der Audit lässt sich aber unterjährig jederzeit durchführen.
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