Dieser Artikel ist selbst die Vorlage: die Spalten der Fahrzeugliste, mit Ausfülltipps – in ein Tabellenprogramm kopiert, sofort einsatzbereit. Das Warum behandelt der Artikel zur Fahrzeugliste; hier folgt das Wie. Meinen Flottenkunden gebe ich auf Wunsch auch eine fertig formatierte, auf das Unternehmen zugeschnittene Version.
- Die Liste hat vier Blöcke: Identifikation, Nutzung, Versicherung, Rollen – plus das Anmerkungsfeld.
- Ein Fahrzeug = eine Zeile; jedes zugelassene Fahrzeug wird geführt, Anhänger eingeschlossen.
- Aktualisierungsrhythmus: sofort bei jeder An- oder Abmeldung, plus monatliche oder vierteljährliche Durchsicht.
- Die Liste dient gleichzeitig der Versicherungsverwaltung, der Buchhaltung und der Ausschreibung zur Hauptfälligkeit.
Block 1 – Identifikation
Spalten: Kennzeichen · Marke, Modell · Fahrgestellnummer (wird bei Schadenfällen und bei jeder An-/Abmeldung verlangt) · Jahr der Erstzulassung · Kategorie (Pkw / Kleintransporter / Lkw / Anhänger / Bus / Baumaschine). Tipp: Die Kategorie-Spalte sollte eine Dropdown-Liste sein – spätere Filterungen (z. B. „alle Anhänger“) hängen davon ab. Bei Baumaschinen vermerken Sie die Straßenzulassung separat (ja/nein) – für die Einstufung nach dem Artikel zu Baumaschinen.
Block 2 – Nutzung
Spalten: Art der Nutzung (städtische Zustellung / landesweiter Außendienst / Baustelle / gemischt) · jährliche Fahrleistung (eine Schätzung genügt, aber tragen Sie etwas ein) · Nutzung im Ausland (ja/nein – für den Bedarf an der Grünen Karte) · fester Fahrer / wechselnd · Standort (wo das Fahrzeug nachts steht). Dieser Block liefert das Nutzungsbild für die Prämienkalkulation – die Bedarfsermittlung arbeitet damit. Tipp: Vermerken Sie die „gemischte private und geschäftliche“ Nutzung hier – für deren Klärung gibt der eigene Artikel einen Rahmen.
Block 3 – Versicherung
Spalten: Kfz-Haftpflicht-Rahmen (in der Flotte / eigenständig – beim Wechsel nützlich) · Kasko (voll / teilweise / keine) · Selbstbeteiligung (%, Minimum) · Zusatzleistungen (Assistance, Ersatzwagen, Rechtsschutz-Baustein – abgekürzt) · Hauptfälligkeit · Ablauf der Grünen Karte (falls relevant). Tipp: Die Kasko-Spalte spiegelt die Deckungsmatrix – zur Hauptfälligkeit wird diese Spalte zuerst durchgesehen. Bei Fahrzeugen mit Aufbau (Kühlaggregat, Kofferaufbau, Kran) eine eigene Spalte: Aufbauwert – der Artikel zur Kühlflotte zeigt, warum das entscheidend ist.
Block 4 – Rollen und Anmerkung
Spalten: Eigentümer · Halter · Finanzierer (falls vorhanden) · Laufzeitende · Anmerkung. Der Rollen-Block ist der Schlüssel zur Ordnung bei geleasten und gemieteten Fuhrparks – gegen die Fallstricke laut Artikel zum Halter. Das Anmerkungsfeld wiederum ist die Seele der Liste: Hier landet alles, was aus dem Rahmen fällt („Probekennzeichen“, „im Verkauf“, „saisonal stillgelegt“). Aktualisierungsrhythmus: sofort bei jeder An- oder Abmeldung, plus monatliche oder vierteljährliche Durchsicht – der Abschlusspunkt der Checkliste zur An- und Abmeldung ist immer die Aktualisierung der Liste.
Häufige Fragen zur Pflege der Liste
„Excel oder etwas Cleveres?“ – Die Form ist zweitrangig: Ein Tabellenprogramm reicht für die meisten Flotten völlig aus; entscheidend ist die Dreiheit aus einem Exemplar, einem Verantwortlichen und einem festen Aktualisierungsrhythmus. „Wer soll sie sehen?“ – Der Fuhrparkleiter und sein Stellvertreter bearbeiten sie, Geschäftsführung und Buchhaltung lesen mit; ich benötige die aktuelle Version für Angebotsanfragen und An-/Abmeldungen. „Was geschieht mit ausgeschiedenen Fahrzeugen?“ – Sie wandern in einen Archiv-Reiter, werden nicht gelöscht: Für Fragen zur Schadenhistorie und zur Buchhaltung sind sie noch jahrelang nützlich. „Wie viel Arbeit macht sie?“ – Die erste Befüllung dauert einen Nachmittag; danach zusammen mit der Routine bei An- und Abmeldungen nur wenige Minuten im Monat. Die formatierte Version mit Dropdown-Listen gebe ich auf Wunsch weiter.
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